Conceito de Sistemas Colaborativos
Sistemas Colaborativos são ferramentas de software
utilizadas em redes de computadores para facilitar a execução de
trabalhos em grupos. Essas ferramentas devem ser especializadas o
bastante, a fim de oferecer aos seus usuários formas de interação,
facilitando o controle, a coordenação, a colaboração e a comunicação
entre as partes envolvidas que compõe o grupo, tanto no mesmo local,
como em locais geograficamente diferentes e que as formas de interação
aconteçam tanto ao mesmo tempo ou em tempos diferentes. Percebe-se com
isso que o objetivo dos Sistemas Colaborativos é diminuir as barreiras
impostas pelo espaço físico e o tempo (CAMARGO, KHOURI, GIAROLA, 2005).
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| estrutura de um Sistema Colaborativo |
Existem vários termos para designar Sistemas
Colaborativos, porém a idéia principal ou objetivo desses sistemas
continuam sendo os mesmos, que é o suporte e a promoção da colaboração.
Um termo muito utilizado no mercado de sistemas colaborativos é o
Groupware, junção das palavras inglesas group (grupo) e software
(programas de computação). Outro termo também utilizado para se referir
aos sistemas colaborativos, citado por Sarmento, são os Sistemas
Workflow. Um jargão muito usado para designar Sistemas Colaborativos,
se refere ao acrônimo CSCW (Computer Supported Cooperative Work –
Trabalho Cooperativo Apoiado por Computador). Há muitos outros
sinônimos, tais como: Online Collaboration, Web Collaboration,
Colaboração Online, Collaboration tools, Colaboração via web, Ambiente
de Colaboração, Ambiente Colaborativo, etc.
Segue abaixo algumas taxionomias para Sistemas Colaborativos, segundo Coleman, David (1997):
. Sistemas colaborativos de gerenciamento de conteúdo – Ferramentas para publicação automatizada com a participação de diversas pessoas e grupos na elaboração do conteúdo.
. Sistemas colaborativos de gestão do conhecimento – Ferramentas
de armazenamento, indexação, avaliação e distribuição de conhecimento tácito e explicito.
de armazenamento, indexação, avaliação e distribuição de conhecimento tácito e explicito.
. Real Time Collaboration Tools (RTC) (áudio/vídeo/data conferencing) – Ferramentas
de colaboração síncronas que usam áudio, vídeo e dados.
de colaboração síncronas que usam áudio, vídeo e dados.
. Virtual Team Tools (DPM, virtual team and process-oriented tools) – Ferramentas
para grupos de trabalho. Dividem-se em três classes:
para grupos de trabalho. Dividem-se em três classes:
–
Gerenciamento distribuído de projetos.
–
Local de trabalho virtual
–
Processos e workflow
Gerenciamento distribuído de projetos.
–
Local de trabalho virtual
–
Processos e workflow
. CRM Colaborativo (customer resource management) (CRM) – Ferramentas para auxilio a processos de venda e atendimento a clientes.
. Portais e Comunidades On-line – Ferramentas
para comunidade virtuais para troca de informações e idéias.
para comunidade virtuais para troca de informações e idéias.
. Ferramentas e infra-estrutura para colaboração Wireless – Ferramentas
para mensagens em dispositivos wireless. Normalmente se integram
com as demais soluções de colaboração.
para mensagens em dispositivos wireless. Normalmente se integram
com as demais soluções de colaboração.
Formas de Interação e comunicação dos Sistemas Colaborativos
De acordo com o site Usability First (http://www.usabilityfirst.com/groupware),
as ferramentas de colaboração (sistemas colaborativos) são
classificadas de acordo com o lugar das interações (presenciais ou à
distância) e o tempo (síncronas ou assíncronas).
Ferramentas síncronas são aquelas que requerem tempo
de resposta imediato, conforme a Figura 02. Por exemplo, mensagens
instantâneas (ICQ, Messenger), conferências e videoconferências.
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| Ferramentas Síncronas |
Já as ferramentas assíncronas não necessitam de um tempo de resposta
curto ou imediato, como mostra a Figura 03. Os e-mails e os fóruns de
discussão são ótimos exemplos de ferramentas assíncronas. Ferramentas
de fluxo de trabalho (Workflow) e calendários (Groupware) também são
consideradas ferramentas assíncronas.
Ferramentas Assíncronas
A Tabela 01 mostra a tradução do esquema mostrado no site Usability First (http://www.usabilityfirst.com/groupware) que classifica e exemplifica as formas de interação dos Sistemas Colaborativos.
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Classificação das formas de interação dos Sistemas Colaborativos
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Ao mesmo Tempo “Síncrono”
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Em tempo diferente “Assíncrono”
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Mesmo
lugar (colaboração local) |
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Lugar
diferente (colaboração à distância) |
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Formas de interação dos Sistemas Colaborativos
Características dos Sistemas Colaborativos
“Na economia da informação, obter, distribuir
conhecimento e inteligência e reforçar a colaboração em grupo têm-se
tornado vitais para a inovação e sobrevivência organizacionais” (Laudon,
2004).
Segundo Laudon (2004), as empresas estão cada vez mais
dependentes de Sistemas Colaborativos, devido ao excelente desempenho,
que, aliado ao uso de forma consciente, tem proporcionado bons
resultados nos negócios e nos processos empresariais. Acredita-se que
sistemas de colaboração facilitam o uso da informação e da gestão do
conhecimento, servindo de suporte à informação e ao trabalho do
conhecimento. Essa base de conhecimento consiste basicamente em:
. Conhecimento interno estruturado ou explícito: manuais de produtos e relatórios de pesquisas;
. Conhecimento externo: concorrentes, produtos e mercados, incluindo inteligência competitiva;
. Conhecimento informal interno: aquele que está na mente dos funcionários.
As principais finalidades de um sistema colaborativo podem ter as seguintes definições:
. Gerenciamento e coordenação do trabalho em equipe dos manipuladores dos dados e conhecimento;
. Integração do trabalho dos manipuladores da informação em todos os níveis e funções
da organização, conforme a customização e distribuição definida pelo
usuário;
. Integração da organização com o meio externo,
como: clientes, fornecedores, órgãos governamentais públicos e regulamentadores, etc;
. Gerenciamento, criação, armazenamento, recuperação e disseminação de documentos;
. Definição da programação de tarefas/compromissos para indivíduos e grupos;
. Facilitar a comunicação de voz e dados para indivíduos internos e externos a organização;
. Gerenciamento de contatos e relacionamentos internos/externos e das informações sobre usuários, clientes e fornecedores.
Funcionalidades de um Sistema Colaborativo
Segundo Camargo (2004), todas as finalidades descritas
acima, são enquadradas em formas de itens ou componentes que compõem
um Sistema Colaborativo. Portanto, um Sistema Colaborativo deve ser
composto basicamente pelos seguintes componentes: Agenda, Repositório de Documentos, Áudio e Vídeo Conferência, Reuniões Virtuais, Suporte à Decisão, Fóruns de Discussão, Bate papo, Correio Eletrônico, Co-autoria de Documentos, Fluxo de trabalho (Workflow) e Geradores de Formulários.
É importante frisar que um Sistema Colaborativo pode ser formado por
todos esses itens ou por partes deles, a escolha destes dependerá da
necessidade da organização. Seguem abaixo as descrições destes
componentes:
Agenda
Capacidade para efetuar a criação de agendas
individuais, por equipes ou corporativas, incluindo opções de reserva
de salas, horários e recursos necessários à interação entre a equipe.
Repositório central de contatos com informações de todas as entidades e
pessoas que se relacionam com a equipe, incluindo o armazenamento de
nomes de organizações e pessoas, telefones, contas de e-mails e demais
atributos de interesse para esse tipo de cadastro.
Repositório de documentos
Repositório central de arquivos, que fornece segurança
no armazenamento, acesso a dados, controle de versões e facilita o uso
e a manipulação por múltiplos usuários.
Áudio e Vídeo Conferência
A áudio e vídeo conferência são formas de se
estabelecer uma comunicação síncrona (em tempo real) para pessoas ou
grupos de pessoas que estão geograficamente distantes. A áudio
conferência pode ser realizada através de sistemas de áudio, como
aparelho telefônico com viva voz ou por conexão de rede, através da
tecnologia VOIP (Comunicação de voz sobre o protocolo IP). A vídeo
conferência é um conjunto formado pela transmissão de áudio e imagens
de forma sincronizada, podendo também permitir o envio de dados.
Sistemas Colaborativos devem permitir o uso destas duas formas de
comunicação.
Reuniões Virtuais
Utilizando os recursos de áudio e vídeo conferência é
possível realizar reunião com um grupo de pessoas geograficamente
distantes, compartilhar o conteúdo da apresentação do discurso para
todos os membros presentes, com transmissão de voz juntamente com dados
mostrados na tela simultaneamente.
Suporte a decisão
Por oferecer recursos de conhecimento e inteligência,
que podem facilmente ser consultados, (desde que a informação
disponível esteja bem estruturada), proporcionam agilidade na tomada de
decisão.
Recursos de Brain Storming Eletrônico (geração rápida de múltiplas idéias para a solução de um dado problema), enquetes e votações eletrônicas são exemplos de recursos que dão suporte a decisão.
Recursos de Brain Storming Eletrônico (geração rápida de múltiplas idéias para a solução de um dado problema), enquetes e votações eletrônicas são exemplos de recursos que dão suporte a decisão.
Fóruns de discussão
Ferramentas que dão ao usuário a possibilidade de
realizar debates em grupos sobre determinados assuntos de forma
assíncrona e encadeada.
Bate papo
Mais conhecido como Chat ou messaging permite a troca
de mensagens instantâneas através da rede a qual o sistema colaborativo
esta conectado. Solução rápida e de baixo custo para pessoas que se
encontram geograficamente distantes.
Correio Eletrônico
O correio eletrônico tornou-se uma ferramenta básica
de comunicação, praticamente todas as organizações já se adaptaram ao
uso desta tecnologia. É considerada uma ferramenta de colaboração para
grupos, sendo necessário, no entanto, tomar alguns cuidados, pois o uso
indevido pode acarretar sérios problemas, como o recebimento de
mensagens indesejáveis, que podem trazer riscos ao sistema, além da
sobrecarga gerada pelo envio e recebimento destes tipos de mensagens.
CO – Autoria de documentos
É comum a necessidade de múltiplos usuários
trabalharem sobre o mesmo documento. A maioria dos sistemas
colaborativos foram projetados para suprir essa necessidade. Eles
permitem um controle de edição de documentos, uma vez que um usuário
tenha editado um arquivo, este ficara indisponível para outros usuários
editarem, até que esse usuário o libere para aprovação ou edição por
parte de outras pessoas.
Fluxo de Trabalho (WorkFlow)
Os sistemas colaborativos possuem a capacidade de
controlar e gerenciar o fluxo de trabalho, ou seja, aqueles que exigem a
necessidade de tramitação de processos. Essa tramitação consiste em um
conjunto de possíveis estados do processo, aliado às regras de
transição entre estados.
Geradores de Formulários
É comum aos sistemas colaborativos disponibilizarem
recursos de montagem de formulários. Isto é, uma forma de padronização
no fornecimento das informações, onde os usuários, ao invés de produzir
um novo documento, preenchem um formulário preestabelecido. Essa
funcionalidade promove ganhos na qualidade e tempo nos processos de
Workflow.
BIBLIOGRAFIA
CAMARGO, Álvaro Antônio Bueno De. KHOURI, Lourdes
Halim El e GIAROLA, Paulo César. O Uso de Sistemas Colaborativos na
Gestão de Projetos: Fatores Relevantes para o Sucesso. Trabalho de
Conclusão de Curso. Fundação Instituto de Administração – FIA. 2005.
SARMENTO, Anabela Mesquita Teixeira. 2002. Impacto dos
Sistemas Colaborativos nas Organizações – Estudo de Casos de Adopção e
Utilização de Sistemas Workflow. Dissertação de Doutorado. Universidade
do Minho. 2002.
COLLEMAN, David: Groupware: Collaborative Strategies for corporate LANs
and Intranets – Prentice Hall – Prentice Hall PTR, 1997.
and Intranets – Prentice Hall – Prentice Hall PTR, 1997.
LAUDON, Kenneth C. Laudon, LAUDON, Jane P. Sistemas de
informação gerenciais: administrando a empresa digital; Tradução Arlete
Simille Marques; revisão técnica Erico Veras Marques, Belmiro João.
São Paulo: Prentice Hall, 2004.
CAMARGO, Álvaro Antônio Bueno De. Gestão Colaborativa – Metrô de São Paulo. São Paulo, SP – Dias 26/11/2004, 02 e 03/12/2004
Fonte de toda matéria: http://imasters.com.br