Procedimento de ação corretiva e ação preventiva
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PROCEDIMENTO DE AÇÃO CORRETIVA E AÇÃO PREVENTIVA DE GESTÃO |
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Elaborado por:
Antonio Fernando Navarro
Analisado por: Aprovado por:
Antonio Fernando Navarro
Aprovação do cliente: (quando requisito contratual)
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Título:
1 OBJETIVO
Estabelecer metodologia para implementar ações que eliminem as causas de não conformidades existentes ou potenciais em nível apropriado aos efeitos das mesmas e visando prevenir a sua reincidência ou ocorrência no projeto.
2 REFERÊNCIAS
Manual de Gestão da Qualidade do Empreendimento. Manual do Sistema de Gestão Integrada da Segurança, Meio Ambiente e Saúde. Controle de Registros.
3 ABRANGÊNCIA
Este procedimento abrange todos os serviços executados no Empreendimento em todas as fases necessárias à implantação do mesmo.
4 TERMOS E DEFINIÇÕES
4.1 Ação Preventiva
Ação para eliminar a causa de uma potencial não-conformidade ou outra situação potencialmente indesejável.
Nota 1: Pode existir mais de uma causa para uma não-conformidade potencial. Nota 2: Ação preventiva é executada para prevenir a ocorrência, enquanto que a ação corretiva é executada para prevenir a repetição.
4.2 Ação Corretiva
Ação para eliminar a causa de uma não-conformidade identificada ou outra situação indesejável.
Nota 1: pode existir mais de uma causa para uma não-conformidade. Nota 2: Ação corretiva é executada para prevenir a repetição, enquanto que a ação preventiva é executado para prevenir a ocorrência. Nota 3: Existe uma diferença entre correção e ação corretiva.
4.3 Correção
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Título:
Ação para eliminar uma não-conformidade identificada
Nota1: Uma correção pode ser feita em conjunto com uma ação corretiva. Nota2: Uma correção pode ser, por exemplo, um retrabalho ou reclassificação.
5 RESPONSABILIDADES
A responsabilidade por identificar não conformidades potenciais, analisar criticamente não-conformidades; avaliar a necessidade de ação corretiva ou preventiva; investigar e determinar as causas da não-conformidade existente ou potencial; determinar a ação corretiva ou ação preventiva a ser executada, monitorar a implementação da ação, analisar criticamente a ação corretiva/ação preventiva executada; encerrar o registro de resultados da execução das ações (Formulário Anexo 1) e arquivar os registros de resultados da execução de ação corretiva ou ação preventiva é do gestor do Sistema de Gestão da Qualidade ou do Sistema de Gestão Integrada de SMS da Área. A responsabilidade por designar o responsável e estabelecer prazo para implementação da ação corretiva ou ação preventiva determinada é do Gerente da Área.
6 MÉTODO OPERACIONAL
6.1 Fontes de Informação para a identificação da necessidade de ações. As fontes listadas a seguir devem ser analisadas criticamente para identificar não conformidades existentes e potenciais que possam requerer ações para assegurar que as não-conformidades encontradas não ocorrerão novamente ou para evitar a ocorrência de não conformidades potenciais a) Registro de reclamações/opiniões do cliente; b) Relatórios de Não-Conformidades; c) Resultados da Análise de Suficiência e Consistência de Dados de Entrada; d) Resultados de Verificação e Análise Crítica de Projeto; e) Resultados de Análise Crítica de Contrato; f) Registros de Inspeções e Testes; g) Registros de Análise Crítica do Sistema da Qualidade e do Sistema de Gestão Integrada da SMS;
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Título:
h) Relatórios de Auditorias Internas e Externas; i) Cronograma de Execução dos Serviços; j) Concessões; k) Indicadores da qualidade e da SMS, tais como:
− Índices de produtividade,
− Índices de retrabalho,
− Taxa de freqüência de Acidentes. l) Simulados de riscos de emergência; m) Registros de Acidentes e Incidentes de Segurança e Saúde Ocupacional; n) Verificação da Conformidade Legal; o) Comunicação de partes interessadas; p) Registros de Monitoramento e Medição Operacional da SMS; q) Outras fontes de informação diversas.
6.2 Análise Crítica de Não Conformidades Reais
As não conformidades identificadas devem ser analisadas criticamente para determinar se cabe uma ação corretiva. Não conformidades que não se enquadrem nos requisitos do item 6.4 a seguir serão tratadas conforme procedimento Controle de Produto Não Conforme, se aplicável.
6.3 Definição de Não-Conformidades Potenciais
As não conformidades potenciais identificadas devem ser analisadas criticamente para determinar como serão tratadas. Não conformidades potenciais que não se enquadrem nos requisitos do item 6.4 a seguir não serão tratadas.
6.4 Necessidade de Ações Corretivas e de Ações Preventivas
6.4.1 Ações Corretivas
Devem ser executas de ação corretivas sempre que ocorrerem as seguintes situações: − Não-Conformidades detectadas em auditorias internas ou externas;
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Título:
− Reclamações do cliente que não possam ser resolvidas através de cartas, fax, email, atas de reunião, RDO (Relatório Diário de Obra) ou outro meio documentado. Cabe ressaltar que, em muitos casos, as reclamações requerem correções ou outro tratamento ao invés de ações corretivas,
− Reincidência de reclamações do cliente para o mesmo tipo de não-conformidade cujas ações, anteriormente executadas no âmbito do empreendimento, não tenham sido eficazes;
− Não-Conformidades repetitivas e relevantes de sistema ou processo;
− Não-Conformidade de produto / item com efeitos significativos na qualidade, nos custos de produção, no desempenho, na confiabilidade, na segurança e saúde, no meio ambiente;
− Não atendimento a requisitos legais da SMS. Também podem ser executadas ações corretivas para outros desvios não mencionados acima, quando o impacto destes desvios for considerado relevante para os objetivos do Empreendimento.
6.4.2 Ações Preventivas
Com base na análise crítica das informações coletadas, deve ser identificada como necessária a execução de ações preventivas quando houver :
− Tendência de surgimento de não-conformidades ou situações indesejáveis, de qualquer natureza, se mantidos a organização, os recursos, os processos e/ou métodos de execução vigentes que possam impactar negativamente o desempenho do Empreendimento;
− Detecção de quase acidentes e incidentes da segurança e saúde ocupacional de potencial de gravidade elevado a critério do gestor do Sistema de Gestão Integrado de SMS.
6.5 Investigação e Determinação das Causas
Identificadas as não-conformidades / situações indesejáveis existentes ou potenciais que necessitem de ação corretiva ou ação preventiva, devem ser investigadas as
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Título:
causas prováveis das mesmas, ou seja, porque elas ocorreram ou possam vir a ocorrer. A investigação das causas das não-conformidades existentes ou potenciais deve ser conduzida pelos gestores do Sistema de Gestão da Qualidade e do Sistema de Gestão Integrado de SMS responsáveis pela área onde foi detectada a não-conformidade, existente ou potencial, que deu início ao processo de ação corretiva ou ação preventiva. É recomendável o uso de técnicas do tipo MASP, método dos “Por Que” e outros. Os resultados conclusivos da investigação, determinando a(s) causa(s) provável(eis) da não-conformidade, devem ser registrados no campo “causa(s) provável(is)” do formulário do Anexo I.
6.6 Determinação da ação corretiva ou ação preventiva
Com base nos resultados da investigação e determinação das causas prováveis das não-conformidades existentes ou potenciais, o gestor do Sistema de Gestão da Qualidade ou do Sistema de Gestão Integrado de SMS responsável pela área onde a não-conformidade existente ou potencial foi detectada, deve determinar a ação corretiva ou ação preventiva necessária à eliminação dessas causas, o responsável pela sua implementação e a data prevista para sua conclusão. Quando a causa provável da não-conformidade é oriunda de outros órgãos, ou seja, excede o limite de competência do emissor , este deverá preencher o formulário ACP apresentado no Anexo I somente até o campo “causa provável” e em seguida encaminhar cópia do ACP para a Gerência de Sistema de Gestão. Cabe a esta Gerência notificar a área responsável para a tomada da ação corretiva ou preventiva requerida, dando continuidade ao processo. As ações corretivas e as ações preventivas devem ser apropriadas aos efeitos das não-conformidades encontradas ou problemas potenciais. Deve ser considerado que uma ação corretiva ou ação preventiva normalmente requer algum tipo de treinamento nos casos em que se detecte desconhecimento de algum requisito normativo ou se decida pela sua alteração. Dependendo da extensão da alteração, uma circular, memorando ou e-mail pode satisfazer tal função.
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Título:
6.7 Monitoramento da implementação da ação corretiva ou ação preventiva
A situação da implementação das ações corretivas e ações preventivas determinadas deve ser monitorada pelos gestores do Sistema de Gestão da Qualidade e do Sistema de Gestão Integrado de SMS responsáveis pela área, conforme aplicável, com base nas informações dos responsáveis designados pelas mesmas (Anexo I).
6.8 Análise crítica da ação executada
Concluída a implementação da ação corretiva ou ação preventiva, deve ser avaliada a adequação da mesma, ou seja, se existem indicações seguras da eliminação da(s) causa(s) e que a possibilidade de repetição ou de ocorrência da não-conformidade em questão foi eliminada. A ação corretiva ou ação preventiva executada deve ser analisada criticamente pelo gestor do Sistema de Gestão da Qualidade e do Sistema de Gestão Integrado de SMS responsáveis pela área. Na Administração e nas demais áreas de Apoio do Empreendimento a análise deve ser feita pela Gerência de Sistema de Gestão. Para esta avaliação, devem ser verificados os resultados da atividade onde foi detectada a não-conformidade existente ou potencial, se apesar da ação corretiva ou ação preventiva ter sido implementada e os resultados continuarem insatisfatórios, o processo para a tomada de ação deve ser reiniciado, com abertura de novo Registro de ACP, inclusive com a reavaliação das causas prováveis anteriormente identificadas. Uma vez demonstrada a adequação da ação corretiva e/ou ação preventiva executada, devem ser revisadas as metodologias, normas e instruções pertinentes, quando aplicáveis.
6.9 Registro dos resultados da execução de ação corretiva ou ação preventiva - ACP
Para o registro do processo de execução de ação corretiva ou ação preventiva, deve ser utilizado o formulário do Anexo I. O formulário do Anexo I devidamente preenchido deve ser considerado como registro e, portanto, controlado conforme Procedimento.
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Título:
6.8 Controle do processo de ação corretiva e ação preventiva
O processo de ação corretiva e ação preventiva pode ser controlado através de Mapa de Controle, podendo ser utilizado o modelo apresentado no Anexo I ou similar.
7 ANEXOS
− Anexo I – Registro dos Resultados da Execução de Ação Corretiva ou Ação
Preventiva – ACP. − Anexo I – Modelo de Mapa de Controle de Ações Corretivas e Ações Preventivas.
8 HISTÓRICO DAS REVISÕES
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Título:
Anexo I – Formulário de Registro
Data
Evidências Objetivas
CONCLUSÃO Ação Satisfatória?
Avaliador
Status Observação Rubrica
Local da Implementação
NÃO CONFORMIDADE / SITUAÇÃO INDESEJÁVEL Tipo
Descrição Responsável pela Implementação
Referência Nº do SAC /RNC Descrição
Causa (s) Provável (is)
Data Prevista para Conclusão
MONITORAMENTO DA IMPLEMENTAÇÃO DA AÇÃO PELO GERENTE RESPONSÁVEL Data
Gerente Responsável
AÇÃO PREVENTIVA Rúbrica
Folha
Nº da ACP Data
Existente (Requer Ação Corretiva) Potencial (Requer Ação Preventiva)
Sim Não
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Título:
Anexo I – Instruções para preenchimento (Continuação) .
Nome e rubrica do Gerente responsável
Data de abertura do registro de ACP.
Registro dos resultados da execução de Ação Corretiva ou Ação Preventiva
Sigla de identificação do local
Assinalar se a não-conformidade, defeito ou outra situação indesejável é existente ou potencial. Obs.: Uma não-conformidade existente requer ação corretiva e uma não-conformidade potencial (possível) requer ação preventiva
Indicar, se aplicável, o nº do SAC ou RNC que originou o ACP
Descrever, claramente, a não conformidade/situaçào indesejável existente ou potencial.
Descrevê-la com detalhes suficientes que permitam uma adequada monitoração; estabelecer a data prevista para a sua conclusão e o nome do responsável pela implementação.
Descrever as causas prováveis da não-conformidade ou outra situação indesejável decorrente do processo de investigação.
Indicar a data do monitoramento e o “status” da ação conforme legenda abaixo. Fazer as observações sobre o andamento da ação corretiva ou da ação preventiva determinada. Apor a rubrica do Gerente/Coordenador/Supervisor da área responsável pelo monitoramento. Legenda para o “Status”:N - Não iniciada A - Em andamento P - Paralisada C - Concluída.
Registrar as evidências utilizadas na avaliação e comentários julgados pertinentes; assinalar com base nas evidências se a ação concluída foi ou não satisfatória; nome e rubrica do avaliador (Gestor doSistemadeGestãodaQualidade ouSistemadeGestão daSMS e data da avaliação.,
Número de identificação da ação corretiva ou ação preventiva deverá ser seqüencial por área do Empreendimento: ABC-X-Y onde: X = E ( Engenharia); P (Suprimento); C (Construção); G (Gerenciamento); Y – seqüencial.
Número identificação da ação corretiva ou ação preventiva. A numeração deve ser seqüencial por area do Empreendimento
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Título:
Anexo I – Mapa de controle de Ações Corretivas e Preventivas
Data Assinatura Data Assinatura Responsável pela ElaboraçãoResponsável pela Aprovação
Nº AC AP Responsável Data Ação
Satisfatória? Avaliador
Data da Atualização
ClienteEmpreendimentoPI / Centro de Custo MAPA DE CONTROLE DE AÇÕES CORRETIVAS E PREVENTIVAS
Data de Emissão
Data Prevista p/ Conclusão
Implementação
Status
Análise Crítica da Ação Executada Descrição Sumária da Ação
| DATA | |
| PROJETO |
| VERIFICAÇÃO |
DATA REV.0 REV.A REV.B REV.C REV.D REV.E REV.F REV.G REV.H EXECUÇÃO NAVARRO APROVAÇÃO NAVARRO As informações deste documento foram elaboradas pelo Eng. ANTONIO FERNANDO NAVARRO, para divulgação da metodologia Formulário Pertencente a Norma